7 Skill Sekretaris Andal yang Tak Pernah Diajarkan di Sekolah
data-sourcepos="5:1-5:442">harmonikita.com – Sekretaris adalah seseorang yang bertugas membantu pemimpin atau organisasi dalam melaksanakan tugas-tugas administratif, seperti mengatur jadwal, menyusun dokumen, mencatat notulen rapat, menyampaikan informasi, serta menjaga komunikasi internal maupun eksternal.
Peran sekretaris bisa ditemukan di berbagai jenis organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintah, lembaga pendidikan, maupun organisasi non-profit. Jenisnya pun bervariasi, seperti:
- Sekretaris pribadi: Membantu individu, biasanya pimpinan, dalam mengelola tugas-tugas personal dan profesional.
- Sekretaris organisasi: Bertanggung jawab atas administrasi umum organisasi atau perusahaan.
- Sekretaris eksekutif: Membantu direktur atau manajer senior dalam kegiatan strategis.
Tugas dan tanggung jawab sekretaris sering kali mencakup keterampilan komunikasi, pengelolaan waktu, dan pemahaman administratif yang baik.
Namun terkadang profesi ini sering dianggap sebelah mata, padahal perannya krusial dalam kelancaran bebas-tapi-terikat-kapan-boleh-ngelanggar-aturan/">operasional sebuah organisasi. Lebih dari sekadar mengetik dan mengangkat telepon, seorang sekretaris andal memiliki serangkaian skill yang sayangnya jarang diajarkan di bangku sekolah.
Artikel ini akan membahas 7 skill penting tersebut, yang akan membantu Anda menjadi sekretaris yang tak hanya kompeten, tetapi juga luar biasa.
1. Kecerdasan Emosional: Membaca Situasi dan Mengelola Emosi
Sekolah mungkin mengajarkan kita rumus matematika dan tata bahasa, tetapi jarang sekali membahas tentang kecerdasan emosional. Padahal, bagi seorang sekretaris, kemampuan ini sangat penting. marah-marah-kata-ini-dapat-meningkatkan-kecerdasan-emosional-anak/">Kecerdasan emosional mencakup kemampuan untuk memahami dan mengelola emosi diri sendiri serta orang lain. Seorang sekretaris sering berinteraksi dengan berbagai macam orang dengan karakter yang berbeda-beda. Mampu membaca situasi, merespons dengan tepat, dan menjaga emosi tetap stabil di bawah tekanan adalah kunci untuk membangun hubungan kerja yang harmonis.
Contohnya, ketika atasan sedang stres karena deadline yang mendesak, seorang sekretaris dengan kecerdasan emosional tinggi akan mampu meredakan suasana, bukan malah menambah beban dengan pertanyaan-pertanyaan yang kurang penting. Ia akan mengantisipasi kebutuhan atasan dan memberikan dukungan yang tepat.
2. Problem Solving Proaktif: Mengantisipasi Masalah Sebelum Terjadi
Sekolah mengajarkan kita untuk menyelesaikan soal yang sudah ada, tetapi dunia kerja menuntut kita untuk mengantisipasi masalah bahkan sebelum masalah itu muncul. Seorang sekretaris yang proaktif tidak hanya menunggu perintah, tetapi juga aktif mencari pola-konflik-ini-bisa-akhiri-hubunganmu/">potensi masalah dan menawarkan solusi.
Misalnya, sebelum rapat penting dimulai, seorang sekretaris proaktif akan memastikan semua perlengkapan telah siap, ruangan telah dipesan, dan informasi yang dibutuhkan telah tersedia. Ia juga akan memikirkan kemungkinan masalah yang bisa terjadi, seperti koneksi internet yang lambat atau presentasi yang tidak bisa dibuka, dan menyiapkan solusi alternatif.
3. Komunikasi Efektif: Lebih dari Sekadar Berbicara dan Menulis
Komunikasi efektif bukan hanya tentang berbicara dan menulis dengan benar, tetapi juga tentang bagaimana menyampaikan pesan dengan jelas, ringkas, dan persuasif. Seorang sekretaris andal harus mampu berkomunikasi dengan berbagai pihak, mulai dari atasan, rekan kerja, klien, hingga vendor.
Ia harus mampu menyesuaikan gaya komunikasinya dengan lawan bicara. Misalnya, saat berbicara dengan atasan, ia harus menggunakan bahasa yang formal dan profesional. Sementara saat berinteraksi dengan rekan kerja, ia bisa menggunakan bahasa yang lebih santai. Kemampuan mendengarkan aktif juga merupakan bagian penting dari komunikasi efektif.
